Agente IA de Facturación y Pagos
Sector: Logística y transporte
Canal: Correo
Empresa: Alianza GT es una compañía dedicada al transporte y la logística, que gestiona un alto volumen de proveedores y transportistas. Su operativa depende de la coordinación constante entre áreas como Facturación, Pagos y Contabilidad.
Canal: Correo
Empresa: Alianza GT es una compañía dedicada al transporte y la logística, que gestiona un alto volumen de proveedores y transportistas. Su operativa depende de la coordinación constante entre áreas como Facturación, Pagos y Contabilidad.
Problema
La empresa sufría una fuerte saturación de correos y llamadas de proveedores preguntando por el estado de sus facturas. Esto generaba:
- Descoordinación entre departamentos.
- Tensión con los transportistas por falta de información clara.
- Riesgo de errores y pérdida de tiempo en tareas repetitivas.
- Procesos poco visibles y nada escalables.
- Descoordinación entre departamentos.
- Tensión con los transportistas por falta de información clara.
- Riesgo de errores y pérdida de tiempo en tareas repetitivas.
- Procesos poco visibles y nada escalables.
Solución
Cibernova implementó un Empleado IA conectado al ERP (Cegit Econ) que automatiza la gestión de consultas de proveedores sobre facturas.
La solución funciona así:
Recepción y análisis de correos → La IA identifica la consulta en el email.
Consulta directa al ERP → Verifica si la factura está recibida, liquidada, en cartera, pagada o rechazada, siguiendo reglas definidas de negocio.
Respuesta automatizada → Si todo está correcto, responde directamente al proveedor.
Derivación con contexto → Si hay incidencias, deriva al responsable con toda la información recopilada.
La solución funciona así:
Recepción y análisis de correos → La IA identifica la consulta en el email.
Consulta directa al ERP → Verifica si la factura está recibida, liquidada, en cartera, pagada o rechazada, siguiendo reglas definidas de negocio.
Respuesta automatizada → Si todo está correcto, responde directamente al proveedor.
Derivación con contexto → Si hay incidencias, deriva al responsable con toda la información recopilada.
Beneficios
- Ahorro de tiempo operativo diario del equipo administrativo.
- Reducción de errores en la comunicación con proveedores.
- Mejora de la imagen corporativa, ofreciendo una experiencia más fluida y profesional.
- Mayor foco del equipo humano en tareas de valor añadido.
- Base escalable para añadir más funcionalidades en el futuro.
- Reducción de errores en la comunicación con proveedores.
- Mejora de la imagen corporativa, ofreciendo una experiencia más fluida y profesional.
- Mayor foco del equipo humano en tareas de valor añadido.
- Base escalable para añadir más funcionalidades en el futuro.
¿Cómo mejorar este sistema?
El sistema está diseñado para crecer. En fases posteriores, el agente IA podrá:
- Gestionar más procesos del ERP (no solo facturas, también pedidos, albaranes y pagos programados).
- Integrarse con otros canales de comunicación (WhatsApp, portales de proveedores, intranet).
- Detectar incidencias proactivamente (avisar antes de que un proveedor reclame).
- Generar informes automáticos sobre estado de pagos, incidencias recurrentes y métricas operativas.
- Coordinar con otras áreas internas (logística, comercial, contabilidad) para reducir fricciones en toda la cadena.
- Aprender de interacciones pasadas para ofrecer respuestas cada vez más precisas y personalizadas.
- Gestionar más procesos del ERP (no solo facturas, también pedidos, albaranes y pagos programados).
- Integrarse con otros canales de comunicación (WhatsApp, portales de proveedores, intranet).
- Detectar incidencias proactivamente (avisar antes de que un proveedor reclame).
- Generar informes automáticos sobre estado de pagos, incidencias recurrentes y métricas operativas.
- Coordinar con otras áreas internas (logística, comercial, contabilidad) para reducir fricciones en toda la cadena.
- Aprender de interacciones pasadas para ofrecer respuestas cada vez más precisas y personalizadas.
